Play-Icon
17-04-2019

Göteborgs universitet: en forandringsrejse med fokus på porteføljestyring

Høje ambitioner kræver stærke værktøjer. I Göteborgs universitets arbejde med forbedret porteføljehåndtering er den rette IT-understøttelse afgørende for resultatet.

Med 1.400 kurser, 190 uddannelsesprogrammer og tværvidenskabelig forskning på et højt niveau er Göteborgs universitet et af de mest populære universiteter i Sverige. En stigende projektaktivitet og behovet for større ensartethed gav startskuddet til en forandringsrejse med henblik på at forbedre håndteringen af objekter og relaterede projekter og aktiviteter. En ny styremodel for IT-systemer, projekter, processer og forvaltning var et trin på vejen. Det krævede dog endnu et tiltag at omsætte styremodellen til praksis:

Vi indså hurtigt, at den nye styremodel krævede IT-understøttelse for at håndtere projektledelse, kapacitetsplanlægning og tidsrapportering på en tilfredsstillende måde, fortæller Sofie Hyllborn, IT-ansvarlig, og Katrin Skepp, Sektionschef IT ved Göteborgs universitet. 

Derfor gennemførte universitetet en evaluering af projektværktøjer på markedet og kom i kontakt med Antura. Sofie Hyllborn og Katrin Skepp var begge med i universitetets IT-projektgruppe, som fik et testmiljø stillet til rådighed i Antura Projects. Miljøet blev konfigureret i overensstemmelse med universitetets projektmodeller, PPS og porteføljehåndtering og fik derefter tilført data.

Funktioner i forbindelse med objekt- og processtyring, kapacitetsplanlægning og omkostningshåndtering blev grundigt evalueret. Blandt andet ønskede man et bedre helhedsbillede af organisationens forvaltningsarbejde for effektivt at kunne træffe beslutninger om aktiviteter og dermed få den maksimale værdi med begrænsede ressourcer. Mulighederne for samarbejde både internt og med eksterne interessenter blev dog også testet, ligesom praktisk håndtering af dokumenter og styring af bemyndigelse til disse. 

Grundig evaluering viste, at Antura Projects opfyldte kravene

Kontinuerlig dialog mellem Antura og projektgruppen blev værdsat af begge parter, og der blev bl.a. afholdt ugentlige møder for at behandle eventuelle spørgsmål, der var dukket op hen ad vejen. Efter testperioden kunne projektgruppen konstatere, at Antura Projects opfyldte de strenge krav. 

Det at Antura Projects kan bruges som et planlægningsværktøj i projekter og forvaltning i kombination med opfølgning af udfald og prognoser er i høj grad medvirkende til, at vi valgte systemet. Funktioner som tilstandsrapportering med risici og porteføljeaggregering giver gode muligheder for at styre vores portefølje, fastslår Sofie Hyllborn og Katrin Skepp. 

Antura Projects blev gradvist implementeret, og i dag ligger alle universitetets fælles IT-projekter i systemet. 

I første omgang vil vi bruge Antura Projects til at forbedre styringen af vores portefølje og sikre, at vi arbejder med de rigtige ting. I dag arbejder vi med risikohåndtering, tilstandsrapportering og sagshåndtering med Kanban, fortæller Sören Ehrnberg, CIO ved Göteborgs universitet. 

En forandringsrejse med høje ambitioner er tæt på at være i mål, den nye styremodel er etableret, og IT-understøttelsen til forbedret håndtering af portefølje, projekter og forvaltning er på plads. Næste skridt på vejen er at arbejde med prioritering, effektstyring og simulering og at gennemgå integrationer med Agresso og Jira. Som en del af planen om at udvide anvendelsen yderligere implementeres Antura Projects nu også i Ejendoms- og serviceenheden ved Göteborgs universitet.

”Det at Antura Projects kan bruges som et planlægningsværktøj i projekter og forvaltning i kombination med opfølgning af udfald og prognoser er i høj grad medvirkende til, at vi valgte systemet. Funktioner som tilstandsrapportering med risici og porteføljeaggregering giver gode muligheder for at styre vores portefølje.”

Sofie Hyllborn, IT-ansvarlig og Katrin Skepp, Sektionschef IT ved Göteborgs universitet.

Göteborgs universitet er et af de mest populære universiteter i Sverige med 47.538 studerende, 6.198 eksaminer og 1.710 aktive forskerstuderende i 2018. Kernevirksomheden er organiseret i og drives af otte fakulteter, som er inddelt i 39 institutter. Derudover er der fælles administration til understøttelse af aktiviteterne samt universitetsbibliotek.

www.gu.se