Atea, Sveriges
førende leverandør inden for IT-infrastruktur, har en mangeårig relation med
Antura. Samarbejdet består i, at Atea er en prioriteret partner til Antura med
hensyn til at nå ud til den offentlige sektor i Sverige med Antura Projects og de dertilhørende konsulentydelser. I dag har Atea og Antura omkring 40 fælles kunder.
Siden 2018 har
Atea også brugt Antura Projects til sine egne projektaktiviteter. Det hele
begyndte med, at Atea havde behov for at få et mere samlet billede af
projektporteføljen. Tre regionale projektkontorer med varierende
modenhedsgrad, et ukendt antal projekter og flere systemer, som blev
anvendt parallelt, gjorde det vanskeligt at få overblik over aktiviteterne.
Projektmodellen PPS var godt nok etableret, men man ønskede et værktøj til en
mere effektiv styring af projektporteføljen. Et stigende fokus på kvalitet,
effektivitet og kundetilfredshed stillede stadig større krav til
projektaktiviteterne.
Det betød, at
Atea skulle evaluere markedets primære IT-værktøjer.
Forundersøgelserne mundede ud i en anbefaling om at vælge Antura Projects.
Tydeligt fokus ved indførelsen af det nye
projektværktøj
Projektværktøjet
blev hurtigt betragtet som en strategisk vigtig brik i udviklingen af
virksomheden, og for at understrege det valgte man at kalde systemet ”Atea
Projects”. Man opsummerede de fire hovedmål på følgende måde:
Øget
kontrol og styring
Støtte
til overvågning af projektmodel og processer
Erfaringer
& lessons learned
Projektarbejdsflade
for samarbejde
I den intensive
implementeringsperiode bevarede Atea fokus på virksomhedens effektmål.
Regionale leveringsprojekter og funktioner til projektstyring,
porteføljestyring, planlægning, rapportering, risikohåndtering og
dokumenthåndtering blev prioriteret. Det viste sig at være en god idé at starte
med færre funktioner beregnet til små og mellemstore projekter, så brugerne
oplevede overgangen til det nye system som betydeligt lettere.
I dag arbejder
over 1.500 personer i systemet, heraf nogle hundrede eksterne kunder og
underleverandører.
Atea betragtede
indførelsen som et virksomhedsprojekt og ikke et teknik/IT-projekt. Det var en
vigtig erfaring, at et nyt IT-værktøj ikke nødvendigvis besvarer alle spørgsmål, men mere
katalyserer og sætter fokus på spørgsmålene.
Det er en udfordring på kort tid at indføre et nytt
IT-system bredt i en organisation. Ud over at ændre arbejdsmetoder og uddanne brugere skal der være
et konsekvent engagement fra ledelsens side. Her viste Atea sig at være
forbilledlig, og indførelsen blev belønnet med Best Implementation Award 2018,
Private Sector ved Anturas årlige kundeevent Anturadagen.