Omfattende forandringsproces
Implementeringen af Antura indebærer en dybdegående forandringsrejse for
forvaltningerne med fokus på at etablere en struktureret projektstyring,
tilbyde projektledere omfattende støtte og skabe en bedre balance mellem
administration og organisationsudvikling. Dette inkluderer også forbedret
opfølgning på effektmål, standardisering af arbejdsgange og udbredelse af best
practice på tværs af kommunens forskellige forvaltninger.
En central del af projektet var at integrere
Antura med kommunens økonomisystem og personalesystem. Derudover er Single
Sign-On (SSO) blevet implementeret for at forenkle brugerhåndtering. Værktøjet
understøtter nu også dokumenthåndtering, projekttyper, skabeloner og styrende
dokumenter, alt sammen tilpasset deres specifikke behov.
Fokus på nøglefunktioner i Antura
I den indledende fase har kommunen implementeret flere
af Anturas nøglefunktioner, herunder:
·Brugerhåndtering og rettigheder
for at sikre korrekte adgangsniveauer.
·Projektmodeller og
standardskabeloner, der fremmer ensartede og effektive arbejdsgange.
·Dokumenthåndtering og
tidsplanlægning for at skabe struktur og klarhed i projekterne.
·Sags- og risikostyring for at
håndtere udfordringer proaktivt.
·Statusrapportering og
omkostningsstyring til understøttelse af opfølgning og budgettering.
·Tidsregistrering for
projektressourcer og eksport af registreret tid til økonomisystemet.
·Støtte til eksterne
samarbejdspartnere
En anden vigtig del af implementeringen har
været at skabe rammerne for et smidigt samarbejde med eksterne entreprenører og
samarbejdspartnere. I de intensive implementeringsmåneder blev der også
udviklet en loginløsning via Mobilt BankID (tilsvarende MitID) for eksterne
parter. Dette har bidraget til øget effektivitet og forbedret dokumentkvalitet.
Resultatet er ikke blot bedre projektstyring, men også en markant reduktion af
administration for eksterne aktører. Desuden samles alle opgaver og aktiviteter
nu struktureret i Antura.
– Med Antura får vi både struktur og
transparens i vores projekter. Det betyder, at vi kan følge op på projekternes
resultater og realisere vores effektmål på en helt ny måde, siger Anton Wistberg, hovedprojektleder for implementeringen hos
Ulricehamns Kommune.
Ejendomsforvaltningen er allerede i gang med
Single Sign-On (SSO) og login via Mobilt BankID for eksterne brugere. Samtidig
blev integrationsløsningen til dataudveksling færdiggjort og konfigureret,
ligesom tidsregistreringen blev integreret, så registrerede timer automatisk
overføres til økonomisystemet. Implementeringen af disse funktioner blev
gennemført på under tre måneder – en imponerende bedrift set i lyset af de
komplekse krav!
Næste fase af implementeringen, som påbegyndes
i løbet af året, omfatter yderligere funktioner som ressourcestyring og gevinsrealisering.
– Vores mål er at implementere værktøjet
bredt i organisationen, og vi ser allerede nu muligheder for at effektivisere
andre dele af kommunen, siger Kajsa Leidek,
udviklingsleder hos Ulricehamns Kommune.
Ledelsens opbakning har været afgørende
Stærk og tydelig ledelse har vist sig at være en nøglefaktor for projektets
succes. Ved at engagere alle interessenter, sikre at de nye arbejdsgange bliver
integreret i den daglige drift og koble Antura sammen med interne systemer, har
kommunen lagt fundamentet for en bæredygtig forandringsproces. Dette har også
styrket organisationens evne til at håndtere fremtidige udfordringer med større
tryghed og struktur.
– Antura er nu en central del af vores
arbejde med at forbedre projektstyringen og skabe langsigtet værdi. Vi ser frem
til fortsat udvikling sammen med værktøjet og til at tage vores arbejde til nye
højder, afslutter Anton.
Antura takker Ulricehamns Kommune for den
tillid, de har vist, og ser frem til fortsat at understøtte både
ejendomsforvaltningen og plan- og udviklingsenheden i deres arbejde.
– Med stærk ledelsesopbakning og et tydeligt
forretningsfokus har Ulricehamns Kommune allerede opnået betydelige fremskridt
i implementeringen. Det er inspirerende at se engagement og kompetence på tværs
af organisationen, siger
David Spjuth, Senior Business Consultant og projektleder hos Antura.