Play-Icon

02-04-2025

Ulricehamns Kommune styrker deres projektstyring med Antura!

Ulricehamns kommunes ejendomsforvaltning og plan- og udviklingsenhed har valgt Antura som deres nye projekt- og porteføljestyringsværktøj. Målet er at effektivisere driften og styrke styringen af deres projekter. Implementeringen af værktøjet er allerede i gang, og de driver nu et omfattende udrulningsprojekt, der har til formål at skabe langsigtede og bæredygtige arbejdsgange. Værktøjet forventes blandt andet at frigøre tid for projektledere, reducere administrationen og danne grundlag for en mere strategisk og proaktiv udvikling af organisationen.

Omfattende forandringsproces
Implementeringen af Antura indebærer en dybdegående forandringsrejse for forvaltningerne med fokus på at etablere en struktureret projektstyring, tilbyde projektledere omfattende støtte og skabe en bedre balance mellem administration og organisationsudvikling. Dette inkluderer også forbedret opfølgning på effektmål, standardisering af arbejdsgange og udbredelse af best practice på tværs af kommunens forskellige forvaltninger.

En central del af projektet var at integrere Antura med kommunens økonomisystem og personalesystem. Derudover er Single Sign-On (SSO) blevet implementeret for at forenkle brugerhåndtering. Værktøjet understøtter nu også dokumenthåndtering, projekttyper, skabeloner og styrende dokumenter, alt sammen tilpasset deres specifikke behov.

Fokus på nøglefunktioner i Antura
I den indledende fase har kommunen implementeret flere af Anturas nøglefunktioner, herunder:

  • ·Brugerhåndtering og rettigheder for at sikre korrekte adgangsniveauer.

  • ·Projektmodeller og standardskabeloner, der fremmer ensartede og effektive arbejdsgange.

  • ·Dokumenthåndtering og tidsplanlægning for at skabe struktur og klarhed i projekterne.

  • ·Sags- og risikostyring for at håndtere udfordringer proaktivt.

  • ·Statusrapportering og omkostningsstyring til understøttelse af opfølgning og budgettering.

  • ·Tidsregistrering for projektressourcer og eksport af registreret tid til økonomisystemet.

  • ·Støtte til eksterne samarbejdspartnere

En anden vigtig del af implementeringen har været at skabe rammerne for et smidigt samarbejde med eksterne entreprenører og samarbejdspartnere. I de intensive implementeringsmåneder blev der også udviklet en loginløsning via Mobilt BankID (tilsvarende MitID) for eksterne parter. Dette har bidraget til øget effektivitet og forbedret dokumentkvalitet. Resultatet er ikke blot bedre projektstyring, men også en markant reduktion af administration for eksterne aktører. Desuden samles alle opgaver og aktiviteter nu struktureret i Antura.

– Med Antura får vi både struktur og transparens i vores projekter. Det betyder, at vi kan følge op på projekternes resultater og realisere vores effektmål på en helt ny måde, siger Anton Wistberg, hovedprojektleder for implementeringen hos Ulricehamns Kommune.

Ejendomsforvaltningen er allerede i gang med Single Sign-On (SSO) og login via Mobilt BankID for eksterne brugere. Samtidig blev integrationsløsningen til dataudveksling færdiggjort og konfigureret, ligesom tidsregistreringen blev integreret, så registrerede timer automatisk overføres til økonomisystemet. Implementeringen af disse funktioner blev gennemført på under tre måneder – en imponerende bedrift set i lyset af de komplekse krav!

Næste fase af implementeringen, som påbegyndes i løbet af året, omfatter yderligere funktioner som ressourcestyring og gevinsrealisering.

– Vores mål er at implementere værktøjet bredt i organisationen, og vi ser allerede nu muligheder for at effektivisere andre dele af kommunen, siger Kajsa Leidek, udviklingsleder hos Ulricehamns Kommune.

Ledelsens opbakning har været afgørende
Stærk og tydelig ledelse har vist sig at være en nøglefaktor for projektets succes. Ved at engagere alle interessenter, sikre at de nye arbejdsgange bliver integreret i den daglige drift og koble Antura sammen med interne systemer, har kommunen lagt fundamentet for en bæredygtig forandringsproces. Dette har også styrket organisationens evne til at håndtere fremtidige udfordringer med større tryghed og struktur.

– Antura er nu en central del af vores arbejde med at forbedre projektstyringen og skabe langsigtet værdi. Vi ser frem til fortsat udvikling sammen med værktøjet og til at tage vores arbejde til nye højder, afslutter Anton.

Antura takker Ulricehamns Kommune for den tillid, de har vist, og ser frem til fortsat at understøtte både ejendomsforvaltningen og plan- og udviklingsenheden i deres arbejde.

– Med stærk ledelsesopbakning og et tydeligt forretningsfokus har Ulricehamns Kommune allerede opnået betydelige fremskridt i implementeringen. Det er inspirerende at se engagement og kompetence på tværs af organisationen, siger David Spjuth, Senior Business Consultant og projektleder hos Antura.