Med 1.400 kurser,
190 uddannelsesprogrammer og tværvidenskabelig forskning på et højt niveau er
Göteborgs universitet et af de mest populære universiteter i Sverige. En
stigende projektaktivitet og behovet for større ensartethed gav startskuddet
til en forandringsrejse med henblik på at forbedre håndteringen af objekter og
relaterede projekter og aktiviteter. En ny styremodel for IT-systemer,
projekter, processer og forvaltning var et trin på vejen. Det krævede dog endnu
et tiltag at omsætte styremodellen til praksis:
–Vi indså hurtigt, at den nye styremodel
krævede IT-understøttelse for at håndtere projektledelse, kapacitetsplanlægning
og tidsrapportering på en tilfredsstillende måde, fortæller Sofie Hyllborn,
IT-ansvarlig, og Katrin Skepp, Sektionschef IT ved Göteborgs universitet.
Derfor
gennemførte universitetet en evaluering af projektværktøjer på markedet og kom
i kontakt med Antura. Sofie Hyllborn og Katrin Skepp var begge med i
universitetets IT-projektgruppe, som fik et testmiljø stillet til rådighed i Antura
Projects. Miljøet blev konfigureret i overensstemmelse med universitetets
projektmodeller, PPS og porteføljehåndtering og fik derefter tilført data.
Funktioner i
forbindelse med objekt- og processtyring, kapacitetsplanlægning og
omkostningshåndtering blev grundigt evalueret. Blandt andet ønskede man et
bedre helhedsbillede af organisationens forvaltningsarbejde for effektivt at
kunne træffe beslutninger om aktiviteter og dermed få den maksimale værdi med
begrænsede ressourcer. Mulighederne for samarbejde både internt og med eksterne
interessenter blev dog også testet, ligesom praktisk håndtering af dokumenter
og styring af bemyndigelse til disse.
Grundig evaluering viste, at Antura Projects
opfyldte kravene
Kontinuerlig
dialog mellem Antura og projektgruppen blev værdsat af begge parter, og der
blev bl.a. afholdt ugentlige møder for at behandle eventuelle spørgsmål, der
var dukket op hen ad vejen. Efter testperioden kunne projektgruppen konstatere,
at Antura Projects opfyldte de strenge krav.
–Det at Antura Projects kan bruges som et
planlægningsværktøj i projekter og forvaltning i kombination med opfølgning af
udfald og prognoser er i høj grad medvirkende til, at vi valgte systemet.
Funktioner som tilstandsrapportering med risici og porteføljeaggregering giver
gode muligheder for at styre vores portefølje, fastslår Sofie Hyllborn og
Katrin Skepp.
Antura Projects
blev gradvist implementeret, og i dag ligger alle universitetets fælles
IT-projekter i systemet.
–I første omgang vil vi bruge Antura Projects
til at forbedre styringen af vores portefølje og sikre, at vi arbejder med de
rigtige ting. I dag arbejder vi med risikohåndtering, tilstandsrapportering og
sagshåndtering med Kanban, fortæller Sören Ehrnberg, CIO ved Göteborgs
universitet.
En forandringsrejse
med høje ambitioner er tæt på at være i mål, den nye styremodel er etableret,
og IT-understøttelsen til forbedret håndtering af portefølje, projekter og
forvaltning er på plads. Næste skridt på vejen er at arbejde med prioritering,
effektstyring og simulering og at gennemgå integrationer med Agresso og Jira.
Som en del af planen om at udvide anvendelsen yderligere implementeres Antura
Projects nu også i Ejendoms- og serviceenheden ved Göteborgs universitet.